Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua
yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak
terstruktur (non formal). Sistem formal
adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada
semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung
kepada tugas, wewenang,
dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di
lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai
pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan
keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan
organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem
terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama
seluruh organisasi.
1.
Struktur
sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan
perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol
operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian
operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan
aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang
relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas:
pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga
jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan
aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang
mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi
pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan
sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian,
merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan
mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis
informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi
menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan
analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan
strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai
tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun
sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi
yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh,
walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2.
Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap
informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi
yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh
sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik,
personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan
sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional,
pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.
3.
Struktur
sistem informasi
manajemen secara
konseptual dan fisik
Struktur
sistem informasi
manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural
yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan
mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a.
Struktur Konseptual
SIM
didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing
dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem
informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan
stategi sistem informasi.
b.
Struktur Fisik
Struktur
konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah
ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar
analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri
atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian
adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan
pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi
yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan
kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati
batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk
pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa
pemakain modul umum.
Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau
SIM, digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi
klasifikasinya berhubungan :
1.
SIM
berdasarkan elemen-elemen operasi
Untuk memperlihatkan sistem
informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya, fungsi pemrosesan dan output
untuk pemakai dalam SIM.
2.
SIM sebagai
pendukung keputusan
Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah.
Menurut Herbert A. Simon, jenis dalam keputusan terdiri dari dua yaitu :
·
Terstruktur
atau terprogram : Berulang, sehingga prosedur telah dibuat untuk menanganinya.
·
Tidak terstruktur atau tidak terprogram :
Baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen, sifat dan strukturnya tak
terlihat(rumit).
3.
Struktur SIM
berdasarkan Aktifitas atau Kegiatan Manajemen
Struktur
dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hiraki
dari perencanaan manajemen dan aktifitas pengendalian. Kegiatan perencanaan dan
pengendalian manajemen tersebut dibagi tiga:
·
Pengendalian
Operasional ialah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan
secara efektif dan efisien. Pendukung pemrosesan dalam pengendalian
operasi terdiri dari; Proses transaksi, proses laporan dan proses pemeriksaan.
·
Pengendalian
manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian,
merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan dan mengalokasikan sumber
daya.
·
Perencanaan
strategis tujuannya untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi
akan mampu mencapai tujuannya. Horizon waktu untuk perencanaan strategis
cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
4.
Struktur SIM
berdasarkan fungsi organisasi
SIM dapat
dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang berdasarkan atas fungsi yang
dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan
aplikasi untuk membentuk proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya,
yang akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang
bisa untuk subsistem fungsional. Beberapa subsistem fungsional:
·
Subsistem
Penjualan dan Pemasaran
·
Subsistem
Produksi
·
Subsistem
Logistik
·
Subsistem
Personalia
·
Subsistem
Keuangan dan Akunting
·
Subsistem
Proses Informasi (Teknologi Informasi)
·
Subsistem
Top Managemant (Manajemen Puncak)