Rabu, 27 Februari 2013

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN STRUKTURAL


Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.
1.        Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2.        Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.
3.        Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik
Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
a.         Struktur Konseptual
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
b.         Struktur Fisik
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.
Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM, digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan :
1.      SIM berdasarkan elemen-elemen operasi
Untuk memperlihatkan sistem informasi dari sebuah organisasi, maka akan diperlihatkan komponen fisiknya, fungsi pemrosesan dan output untuk pemakai dalam SIM.
2.      SIM sebagai pendukung keputusan
Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Menurut Herbert A. Simon, jenis dalam keputusan terdiri dari dua yaitu :
·         Terstruktur atau terprogram : Berulang, sehingga prosedur telah dibuat untuk menanganinya.
·          Tidak terstruktur atau tidak terprogram : Baru, tidak terstruktur dan jarang konsekuen, sifat dan strukturnya tak terlihat(rumit).
3.      Struktur SIM berdasarkan Aktifitas atau Kegiatan Manajemen
Struktur dari suatu sistem informasi dapat diklasifikasikan dalam bentuk suatu hiraki dari perencanaan manajemen dan aktifitas pengendalian. Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen tersebut dibagi tiga:
·         Pengendalian Operasional ialah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pendukung pemrosesan  dalam pengendalian operasi terdiri dari; Proses transaksi, proses laporan dan proses pemeriksaan.
·         Pengendalian manajemen diperlukan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan dan mengalokasikan sumber daya.
·         Perencanaan strategis tujuannya untuk  mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horizon waktu untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan mendasar dalam organisasi bisa diadakan.
4.      Struktur SIM berdasarkan fungsi organisasi
SIM dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang berdasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi untuk membentuk proses informasi yang berhubungan dengan fungsinya, yang akan menyangkut database, model base dan beberapa program komputer yang bisa untuk subsistem fungsional. Beberapa subsistem fungsional:
·         Subsistem Penjualan dan Pemasaran
·         Subsistem Produksi
·         Subsistem Logistik
·         Subsistem Personalia
·         Subsistem Keuangan dan Akunting
·         Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)
·         Subsistem Top Managemant (Manajemen Puncak)